Статьи | Бухгалтерское и юридическое сопровождение бизнеса

Преимущества создания электронного архива

Любая предпринимательская деятельность основывается на управлении документами. Объем документов растет каждый день вне зависимости от организационно-правовой формы, вида экономической деятельности и величины бизнеса.

Любая предпринимательская деятельность основывается на управлении документами. Объем документов растет каждый день вне зависимости от организационно-правовой формы, вида экономической деятельности и величины бизнеса. Обработка, поиск и хранение бумажных документов становится все более затруднительным. Кроме того, возникает риск потери документов, как по халатности сотрудников, так и вследствие форс-мажорных ситуаций.

Некоторые фирмы нашли альтернативу хранению документов в шкафах или на полках – на локальных компьютерах сотрудников. И что теперь? В случае отсутствия сотрудника по тем или иным причинам на рабочем месте доступ к сохраненному на его компьютере документу получается закрытым. Неудобно использование локального хранения документов и для филиальной сети, особенно если филиалы находятся в разных городах или государствах. В итоге:

  • ограниченный доступ к документам;
  • отсутствие централизованного хранилища документов;
  • затрудненный поиск и подготовка необходимых пакетов документов;
  • невозможность групповой обработки документов;
  • безвозвратная потеря информации в случае поломки офисного оборудования и т.д.
Работа с бумажным архивом

Схема 1 - Работа с бумажным архивом

Мы живем в эпоху высоких технологий, и поэтому автоматизация различных бизнес-процессов становится все более доступной для пользователей профессиональных систем управления. Создание электронного архива документов и налаженная работа с ним ответственных сотрудников компании является залогом эффективности бизнеса.

При принятии решения об организации электронного архива документов необходимо определить основные цели и задачи, которые в конечном итоге должны быть решены. Это может быть:

  • автоматический учет всех видов документов;
  • оптимизация трудозатрат сотрудников финансовой службы на поиск и подготовку пакета документов для своевременного предоставления в контролирующие органы;
  • оперативное ведение бухгалтерского учета при наличии подразделений предприятия, зарегистрированных в других субъектах РФ;
  • совместная работа с документом несколькими сотрудниками, имеющими доступ к нему;
  • автоматизированный бизнес-процесс документооборота: получение, согласование, регистрация, отправка документов, выполнение задач ответственными лицами;
  • двухсторонняя интеграция с учетной системой;
  • уведомление ответственных сотрудников о поступлении новых документов;
  • оценка руководителями разных уровней эффективности работы своих сотрудников и др.
Работа с электронным архивом

Схема 2. Работа с электронным архивом

Результат внедрения электронного архива в компании:

  • адаптированный к рыночным особенностям ведения вашего бизнеса сервис для централизованного хранения всех документов;
  • экономия времени на поиск и подготовку пакетов документов;
  • оптимизация трудозатрат на выполнение бизнес-процессов ответственными сотрудниками и контроль;
  • сокращение затрат на содержание бумажного архива документов;
  • оперативность принятия решения по той или иной сделке.
Вернуться назад

Читайте также

Онлайн-кассы в 2019 году: сроки, требования, штрафы
Для кого работает отсрочка онлайн-касс до 2021 года, кому нужно установить ККТ до 1 июля 2019 года, штрафы, вычет по онлайн-кассам
Проблемы в розничном учёте: лето начинается, алкоточки открываются
Цена лицензии на алкоголь, требования к онлайн-кассе при розничной торговле, работа с ЕГАИС, нюансы выбора системы налогообложения.
5 способов законной оптимизации налогов
Способы оптимизации налогов за счёт резервов, убытков, уменьшения налоговой базы
Как подготовиться к камеральной проверке и пройти без потерь
Что может стать причиной возникновения разногласий с налоговой в ходе камеральной проверки
Как проверить контрагента и себя: 7 полезных сервисов
7 бесплатных сервисов, в которых можно проверить контрагента по ИНН. Мы за честный бизнес!
Какие технологии использует MCOB для вас?
Что влияет на цену бухгалтерских услуг. Базы 1С, мобильное приложение для выставления счетов онлайн, ведение бухгалтерского учёта. А что ещё? Читайте в статье.
Как сэкономить на зарплатных налогах
Оптимизируем зарплату директора и стажёров, уменьшаем страховые взносы за счет компенсаций, материальной помощи и аренды имущества, переводим сотрудников на ИП
Как избежать потери денег: ТОП - 9 ошибок бизнеса в 2018 году
Камеральные проверки, переплата по налогам, недостоверный юридический адрес, блокировка счета. Что ещё?
ТОП-7 ошибок, которые допускают ВСЕ бизнесмены
Отсутствие договоров, бездумное копирование иностранного опыта