Статьи | Бухгалтерское и юридическое сопровождение бизнеса

Преимущества создания электронного архива

Любая предпринимательская деятельность основывается на управлении документами. Объем документов растет каждый день вне зависимости от организационно-правовой формы, вида экономической деятельности и величины бизнеса.

Любая предпринимательская деятельность основывается на управлении документами. Объем документов растет каждый день вне зависимости от организационно-правовой формы, вида экономической деятельности и величины бизнеса. Обработка, поиск и хранение бумажных документов становится все более затруднительным. Кроме того, возникает риск потери документов, как по халатности сотрудников, так и вследствие форс-мажорных ситуаций.

Некоторые фирмы нашли альтернативу хранению документов в шкафах или на полках – на локальных компьютерах сотрудников. И что теперь? В случае отсутствия сотрудника по тем или иным причинам на рабочем месте доступ к сохраненному на его компьютере документу получается закрытым. Неудобно использование локального хранения документов и для филиальной сети, особенно если филиалы находятся в разных городах или государствах. В итоге:

  • ограниченный доступ к документам;
  • отсутствие централизованного хранилища документов;
  • затрудненный поиск и подготовка необходимых пакетов документов;
  • невозможность групповой обработки документов;
  • безвозвратная потеря информации в случае поломки офисного оборудования и т.д.
Работа с бумажным архивом

Схема 1 - Работа с бумажным архивом

Мы живем в эпоху высоких технологий, и поэтому автоматизация различных бизнес-процессов становится все более доступной для пользователей профессиональных систем управления. Создание электронного архива документов и налаженная работа с ним ответственных сотрудников компании является залогом эффективности бизнеса.

При принятии решения об организации электронного архива документов необходимо определить основные цели и задачи, которые в конечном итоге должны быть решены. Это может быть:

  • автоматический учет всех видов документов;
  • оптимизация трудозатрат сотрудников финансовой службы на поиск и подготовку пакета документов для своевременного предоставления в контролирующие органы;
  • оперативное ведение бухгалтерского учета при наличии подразделений предприятия, зарегистрированных в других субъектах РФ;
  • совместная работа с документом несколькими сотрудниками, имеющими доступ к нему;
  • автоматизированный бизнес-процесс документооборота: получение, согласование, регистрация, отправка документов, выполнение задач ответственными лицами;
  • двухсторонняя интеграция с учетной системой;
  • уведомление ответственных сотрудников о поступлении новых документов;
  • оценка руководителями разных уровней эффективности работы своих сотрудников и др.
Работа с электронным архивом

Схема 2. Работа с электронным архивом

Результат внедрения электронного архива в компании:

  • адаптированный к рыночным особенностям ведения вашего бизнеса сервис для централизованного хранения всех документов;
  • экономия времени на поиск и подготовку пакетов документов;
  • оптимизация трудозатрат на выполнение бизнес-процессов ответственными сотрудниками и контроль;
  • сокращение затрат на содержание бумажного архива документов;
  • оперативность принятия решения по той или иной сделке.
Вернуться назад

Читайте также

Расходы, связанные с электронными билетами
Электронный билет на поезд, электронный билет на самолёт. Как правильно отразить затраты на командировку?
Восстановление учёта: уменьшить налоги и вернуть переплаты в бюджет. Реальный опыт
При каких обстоятельствах требуется восстановление учёта, как избежать такой ситуации, сколько стоит восстановление учёта.
4 неприятные ситуации с бухгалтером
Что делать, когда некому выполнять обязанности бухгалтера. Ответственность бухгалтера за причинённый вред компании
Как открыть интернет-магазин с нуля
Рассказываем поэтапно, что нужно сделать, чтобы открыть интернет-магазин.
Низкая налоговая нагрузка. Когда нужно остановиться в оптимизации налогов
Когда стоит остановиться в оптимизации налогов? Инструкция по расчету налоговой нагрузки
Особенности бухгалтерского учета при ВЭД
Различия бухучета при ВЭД. НДС и учет прибыли при ВЭД. Изменения в ведении ВЭД в 2018-2019 годах.
Шпионить и блокировать по 115-ФЗ
Насколько реальна угроза блокировки счета от бухгалтеров и юристов, у которых вы обслуживаетесь?
Интервью с экспертом: проблемы ведения бухучёта в строительстве
Оптимизация НДС в строительстве. Способы законного вывода наличных из ООО. Правильное оформление мигрантов при трудоустройстве