Как обеспечить внутренний контроль первичных документов на предприятии?

Своевременное закрытие взаиморасчетов с контрагентами – один из самых наболевших вопросов, который стоит в настоящее время перед руководителями предприятий и финансовыми службами. Вовремя поступившие и отраженные в учетной системе документы от контрагентов оказывают существенное влияние на финансовое состояние компании и оптимизацию бизнес-процессов.

К тому же, эти данные отражаются в бухгалтерской отчетности, предоставляемой внутренним и внешним потребителям информации, а также влияют на показатели налоговой отчетности. В случае несвоевременного поступления или отсутствия правильно оформленных первичных документов становится невозможным:

В связи с этим контролирующие органы могут начислить штрафные санкции за недостоверность данных учета и отчетности. Одним из наиболее оптимальных решений данной проблемы является создание на предприятии службы контроля первичных учетных документов. Благодаря отлаженной системе внутреннего контроля можно избежать возникновения ошибок в учете и даже снизить риск принятия неэффективных решений в менеджменте, которые в свою очередь могут привести к убыткам и даже гибели предприятия.

Что же необходимо сделать в первую очередь для формирования системы внутреннего контроля?

Главное - определить цели и провести мероприятия, которые принесут максимально эффективный результат.

К основным целям относятся:

• соответствие ведения бухгалтерского и налогового учета утвержденной учетной политики в компании;
• обеспечение бизнеса достоверной информацией;
• гарантированная сохранность и защита информации;
• результативность хозяйственной деятельности;
• соблюдение правил составления и предоставления бухгалтерской и налоговой отчетности.

Наиболее эффективную реализацию этих целей можно осуществить с помощью средств автоматизации, то есть организовать на предприятии системный контроль наличия первичных учетных документов с детализацией по контрагентам, договорам, статусу документа, ответственному исполнителю и т. д. Необходимо также предусмотреть возможность автоматического формирования отчетов о недостающих документах для оперативного взаимодействия с финансовыми службами контрагентов по сбору исходящей и входящей документации. Наиболее наглядно организация контроля документооборота представлена на Рисунке 1.

Рисунок 1 — Контроль наличия первичных документов

Таким образом, с помощью автоматизации контроля документооборота можно оптимизировать бизнес-процессы, свести к минимуму "человеческий фактор", обеспечить оперативный учет фактов финансово-хозяйственной деятельности в компании, а также исключить ошибки при подготовке бухгалтерской и налоговой отчетности.