Как оценить и правильно выбрать бухгалтерию на аутсорсинге без опыта сотрудничества?

Бизнесы открываются и закрываются, а вечный вопрос остаётся: по каким критериям выбрать бухгалтерскую аутсорсинговую компанию? Тем более, если подобного опыта сотрудничества у предприятия еще не было. Как заранее проверить, насколько опытными и ответственными окажутся сторонние бухгалтера?

Шаг 1. Проанализируйте текущее финансовое положение дел в компании и конкурентную среду.

• Подумайте и напишите, при каких факторах бухучёт лучше отдать на сторону
• Определите, какие функции и в каком объёме должна выполнять бухгалтерия предприятия для того, чтобы обеспечить надлежащий учёт
• Во сколько обойдётся компании содержание собственной бухгалтерии при том же объёме работы

Шаг 2. Выберите несколько кандидатов-аутсорсеров на ведение бухгалтерии (не менее 5 фирм) и запросите расчёт стоимости услуг в месяц.

Внимание! Выбирайте средние и крупные компании с хорошей репутацией. В небольших фирмах к работе могут привлекать студентов без необходимого опыта, за счёт чего бухгалтерское обслуживание может оказаться совсем дешевым, но качество услуг будет хромать.

Параллельно посчитайте, во что обойдётся содержание собственного штата бухгалтеров.

Рассмотрите ещё несколько параметров:

• скорость обработки документации — насколько оперативно данные вводятся в учётную программу, вовремя ли сотрудники формируют отчётность
• в какой степени возможен контроль качества работы специалистов
• требования к соблюдению конфиденциальности аутсорсером
• чёткое разграничение по финансовым рискам — кто будет платить штрафы за ошибки в отчетах или нарушение сроков их сдачи

Если после анализа всех данных затраты на аутсорс окажутся меньше, чем на собственную бухгалтерию, то передача бухучёта на сторону оправдана. Теперь главное — оценить перспективы, выгоды и риски.

Основные преимущества бухгалтерского аутсорсинга:

• отсутствуют расходы на содержание штатной бухгалтерии, аренду помещения, ремонт и обслуживание оргтехники, оплату курсов повышения квалификации
• не надо платить за лицензионное программное обеспечение
• ответственность за финансовые риски, связанные с ошибками в отчётах и нарушении сроков их сдачи, берёт на себя аутсорсинговая компания
• вы гарантированно будете получать исчерпывающие консультации по бухгалтерским и налоговым вопросам, на которые штатный бухгалтер не всегда может ответить сразу (ему нужно время на поиск информации)
• любые изменения в законодательстве отследит бухгалтерская компания и вовремя проинформирует ваших сотрудников
• не будет возникать трудовых споров по предоставлению отпусков, повышению оклада или перераспределения обязанностей

Как оценить, что выгоднее — обратиться к аутсорсеру или содержать свой штат? Посчитайте все ежемесячные затраты на содержание бухгалтерии из расчета на одного специалиста и сравните их со стоимостью услуг сторонней бухгалтерской фирмы.

Посчитать можно по формуле:

Затраты на одного сотрудника = Затраты на персонал за рассматриваемый период / Средняя численность сотрудников за рассматриваемый период

Шаг 3. Правильно сформулируйте запрос, зачем предприятию передавать бухучёт на сторону. Оттолкнувшись от него, разработайте условия договора.

И потом ведите переговоры так, чтобы между вами и сторонней бухгалтерией сложилось единое понимание ситуации, перспектив, сроков, задач, целей и потребностей. Ещё на берегу проговорите взаимные ожидания и спорные вопросы, и обязательно привлеките юриста. Если решите обратиться в нашу компанию, то юридическую поддержку обеспечим мы.

Шаг 4. Сделайте переход к новому формату работы плавным

На этом этапе доработайте или скорректируйте должностные инструкции. Проведите разъяснительную работу со своим персоналом и представителями сторонней бухгалтерии.

Шаг 5. Периодически проверяйте качество работы компании-аутсорсера.

И дело вовсе не в отсутствии доверия к партнерам. Мы по опыту знаем, что большинство проблем возникает при погрешностях в планировании объёмов работ. Вовремя обнаруженные разногласия легче устранить вначале сотрудничества.

Чтобы получить высокую эффективность от аутсорсинга:

• регулярно получайте обратную связь от сотрудников, руководителей и партнёров
• определите критерии, по которым вы будете оценивать качество работы бухгалтерии на аутсорсе и сверяться с ней при подведении итогов за отчётный период
• активно обсуждайте итоги и составляйте планы на следующий отчётный период.

При передаче бухгалтерии на аутсорс руководствуйтесь соображениями целесообразности, выбирайте компании, проверенные временем и дорожащие репутацией, и выстраивайте с ними долгосрочные отношения.

Мы станем вашим надёжным партнёром, который обеспечит надлежащий учёт. А у вас высвободится время для решения других бизнес-вопросов.

Автор:

Екатерина Ульянова

Руководитель отдела участка расчета заработной платы