Как правильно выбрать аутсортинговую бухгалтерию?

Как оценить и правильно выбрать бухгалтерию на аутсорсинге без опыта сотрудничества?

Как выбрать бухгалтерию на аутсорсинге и какие выгоды от этого можно получить? Пошаговые рекомендации и критерии выбора бухгалтерской компании.

Бизнесы открываются и закрываются, а вечный вопрос остаётся: по каким критериям выбрать бухгалтерскую аутсорсинговую компанию? Тем более, если подобного опыта сотрудничества у предприятия еще не было. Как заранее проверить, насколько опытными и ответственными окажутся сторонние бухгалтера?

Бухгалтерский аутсорсинг имеет свои особенности. Следующие 5 шагов помогут вам сориентироваться в выборе бухгалтерской компании и начать с ней сотрудничество.

Шаг 1. Проанализируйте текущее финансовое положение дел в компании и конкурентную среду.

  • Подумайте и напишите, при каких факторах бухучёт лучше отдать на сторону
  • Определите, какие функции и в каком объёме должна выполнять бухгалтерия предприятия для того, чтобы обеспечить надлежащий учёт
  • Во сколько обойдётся компании содержание собственной бухгалтерии при том же объёме работы

Шаг 2. Выберите несколько кандидатов-аутсорсеров на ведение бухгалтерии (не менее 5 фирм) и запросите расчёт стоимости услуг в месяц.

Внимание! Выбирайте средние и крупные компании с хорошей репутацией. В небольших фирмах к работе могут привлекать студентов без необходимого опыта, за счёт чего бухгалтерское обслуживание может оказаться совсем дешевым, но качество услуг будет хромать.

Параллельно посчитайте, во что обойдётся содержание собственного штата бухгалтеров.

Рассмотрите ещё несколько параметров:

  • скорость обработки документации — насколько оперативно данные вводятся в учётную программу, вовремя ли сотрудники формируют отчётность
  • в какой степени возможен контроль качества работы специалистов
  • требования к соблюдению конфиденциальности аутсорсером
  • чёткое разграничение по финансовым рискам — кто будет платить штрафы за ошибки в отчетах или нарушение сроков их сдачи

Если после анализа всех данных затраты на аутсорс окажутся меньше, чем на собственную бухгалтерию, то передача бухучёта на сторону оправдана. Теперь главное — оценить перспективы, выгоды и риски.

Основные преимущества бухгалтерского аутсорсинга:

  • отсутствуют расходы на содержание штатной бухгалтерии, аренду помещения, ремонт и обслуживание оргтехники, оплату курсов повышения квалификации
  • не надо платить за лицензионное программное обеспечение
  • ответственность за финансовые риски, связанные с ошибками в отчётах и нарушении сроков их сдачи, берёт на себя аутсорсинговая компания
  • вы гарантированно будете получать исчерпывающие консультации по бухгалтерским и налоговым вопросам, на которые штатный бухгалтер не всегда может ответить сразу (ему нужно время на поиск информации)
  • любые изменения в законодательстве отследит бухгалтерская компания и вовремя проинформирует ваших сотрудников
  • не будет возникать трудовых споров по предоставлению отпусков, повышению оклада или перераспределения обязанностей

Как оценить, что выгоднее — обратиться к аутсорсеру или содержать свой штат? Посчитайте все ежемесячные затраты на содержание бухгалтерии из расчета на одного специалиста и сравните их со стоимостью услуг сторонней бухгалтерской фирмы.

Посчитать можно по формуле:

Затраты на одного сотрудника = Затраты на персонал за рассматриваемый период / Средняя численность сотрудников за рассматриваемый период

Шаг 3. Правильно сформулируйте запрос, зачем предприятию передавать бухучёт на сторону. Оттолкнувшись от него, разработайте условия договора.

И потом ведите переговоры так, чтобы между вами и сторонней бухгалтерией сложилось единое понимание ситуации, перспектив, сроков, задач, целей и потребностей. Ещё на берегу проговорите взаимные ожидания и спорные вопросы, и обязательно привлеките юриста. Если решите обратиться в нашу компанию, то юридическую поддержку обеспечим мы.

Шаг 4. Сделайте переход к новому формату работы плавным

На этом этапе доработайте или скорректируйте должностные инструкции. Проведите разъяснительную работу со своим персоналом и представителями сторонней бухгалтерии.

Шаг 5. Периодически проверяйте качество работы компании-аутсорсера.

И дело вовсе не в отсутствии доверия к партнерам. Мы по опыту знаем, что большинство проблем возникает при погрешностях в планировании объёмов работ. Вовремя обнаруженные разногласия легче устранить вначале сотрудничества.

Чтобы получить высокую эффективность от аутсорсинга:

  • регулярно получайте обратную связь от сотрудников, руководителей и партнёров
  • определите критерии, по которым вы будете оценивать качество работы бухгалтерии на аутсорсе и сверяться с ней при подведении итогов за отчётный период
  • активно обсуждайте итоги и составляйте планы на следующий отчётный период.

При передаче бухгалтерии на аутсорс руководствуйтесь соображениями целесообразности, выбирайте компании, проверенные временем и дорожащие репутацией, и выстраивайте с ними долгосрочные отношения.

Мы станем вашим надёжным партнёром, который обеспечит надлежащий учёт. А у вас высвободится время для решения других бизнес-вопросов.

Екатерина Ульянова

Автор:

Екатерина Ульянова

Руководитель отдела участка расчета заработной платы

Вернуться назад

Читайте также

Как открыть компанию с CPO в 2019 году
Требования и документы для вступления в СРО. Членские и фиксированные взносы.
MCOB разработал мобильное приложение
Платите меньше налогов с мобильным приложением, исключите претензии ФНС. Налоговое планирование со смартфона.
Нет блокировкам счетов за долги по налогам и штрафам до 3 000 рублей
Налоговая инициировала поправки в НК, чтобы не блокировать счета по долгам до 3 000 рублей
Сотрудники-иностранцы: как принять, как уволить и за что МВД штрафует на целый миллион
Прием иностранного работника, штраф за иностранного работника, налоги иностранных работников. Иностранный работник на патенте
Вы заплатите в 50 раз больше! За использование помещений без ввода в эксплуатацию
Штрафы до 1 млн. руб. За что наступает такая ответственность арендаторов?
Расходы, связанные с электронными билетами
Электронный билет на поезд, электронный билет на самолёт. Как правильно отразить затраты на командировку?
Восстановление учёта: уменьшить налоги и вернуть переплаты в бюджет. Реальный опыт
При каких обстоятельствах требуется восстановление учёта, как избежать такой ситуации, сколько стоит восстановление учёта.
4 неприятные ситуации с бухгалтером
Что делать, когда некому выполнять обязанности бухгалтера. Ответственность бухгалтера за причинённый вред компании
Как открыть интернет-магазин с нуля
Рассказываем поэтапно, что нужно сделать, чтобы открыть интернет-магазин.
  • Здравствуйте, если клиент обслуживается в вашей компании, несет ли она ответственность за допущенные ошибки и как влияет данная ситуация на дальнейшее обслуживания клиента, если она произошла?
  • Добрый день, Андрей. Перед началом работы мы подписываем договор, в котором прописываем ответственность нашей компании за ошибки. Все пени и штрафы, которые будут выписаны по вине нашей компании мы компенсируем путем уменьшения суммы абонентского сопровождения на сумму понесенного ущерба.
  • Екатерина, скажите, РѕС‚ чего зависит формирование стоимости бухгалтерского сопровождения?
  • При формировании стоимости нам важны трудозатраты, тоесть: Вид деятельности компании: производство, строительство, вендинг, торговля, услуги и т.д. Объем документооборота в месяц: 2.1. Количество закупок 2.2. Количество отгрузок 2.3. Наличие и количество авансовых отчетов 2.4. Наличие и количество кассовых аппаратов. 3. При заключении договора определяем функции бухгалтера: 3.1. Главбух: ответственность за внесение первичной документации остается за заказчиком, а за правильность отражения данных по регистрам бухучета, формирование и сдачу отчетов ответственный главбух 3.2. Полное ведение бухгалтерского учета от формирования и внесения первичной документации до сдачи отчетности. 4. Наличие ВЭД. 5. Другое: наличие лизинговых операций, факторинга, участие организации в тендерах, комиссионной деятельности и т.д