Статьи | Бухгалтерское и юридическое сопровождение бизнеса

Командировки – узкие места и возможность экономии! Важные изменения 2015 г.

А вы знаете как обернуть командировочные расходы в один из способов экономии? Читайте в нашей статье.

Внимание! 2 важных изменения в законодательстве 2016 года

  • От НДФЛ исключены суточные выплаты в пределах лимитов:
    • внутри страны – 700 руб./день;
    • за рубежом – 2500 руб./день.
  • Увеличение лимитов для чиновников не планируется.

В период экономического кризиса, организации панически стараются сократить свои расходы. Одна из статей затрат – это командировочные расходы. Естественно, полностью исключить эти расходы невозможно, в результате можно потерять гораздо больше, чем сэкономить.

Как обернуть командировочные расходы в один из способов экономии?!

Перед рассмотрением вариантов, уточним понятие о командировке и рассмотрим общие правила.

Командировка: общие правила при отравлении сотрудника


Служебная командировка – поездка работника компании по указанию работодателя на установленный срок для выполнения поставленных служебных задач вне места постоянной работы (согласно ст. 166 Трудового кодекса).

Иными словами – это разовая должностная поездка работника, в служебные обязанности которого не предусматривают регулярные разъезды.

Выезд сотрудника может считаться служебной командировкой, при следующих условиях:

Служебная командировка это

или не может считаться таковой:

Что не может быть командировкой

Кого вы можете отправить в служебную поездку?

Насколько бы ни была необходима поездка, следует помнить, кого по законодательству РФ можно отправлять в командировку, а кого – строго запрещено:

Законодательно запрещеноРазрешено, но при письменном согласии
  • не достигнувшего совершеннолетия
  • воспитывающему ребенка до 5 лет в одиночку
  • инвалида
  • имеющего ребенка-инвалида
  • трудящегося по гражданско-правовому договору
  • опекуна и попечителя детей до 3 лет
  • работающего по ученическому договору, когда служебная поездка не связана с обучением
  • ухаживающего за больным членом семьи (при имеющемся соответственном медицинском заключении)
  • беременную женщину
  • женщину, которая имеет детей до трех лет

Оформление рабочей командировки: порядок подготовки документов с учетом изменений 2015 года

Изменения правил документального оформления командировок

«Отмена командировочного удостоверения и служебного задания» (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595) – вот, что следует учесть всем бухгалтерам коммерческих организаций. Данные поправки вступают в силу уже с 8 января 2015 года, а с 7 февраля 2015 года – изменения коснутся госучреждений.

Давайте рассмотрим положительные и негативные последствия:

Положительные стороны изменений Негативные стороны изменений
  • Существенно облегчают процедуру оформления командировки – вместо 4 документов (приказ, командировочное удостоверение, служебное задание и отчет), теперь необходим только 1 – приказ руководителя.
  • Больше нет необходимости вести книгу учета командировочных удостоверений.
  • Отмена командировочных удостоверений потребует внести правки в положение о командировках (убрать пункты о командировочном удостоверении, служебном задании и отчете).
    Если такое положение отсутствует, его все равно необходимо создать, но уже с новыми поправками.

Итак, отправляем сотрудника в командировку.

5 шагов в оформлении служебной командировки, которые должен помнить каждый бухгалтер:

Шаг 1

Подготовка приказа о направлении в командировку

Что заполнить:ФИО, должность, место назначения, срок поездки. Приказ должен быть подписан руководителем и работником фирмы.
Важно помнить:в форме Т-9а необходимо исключить упоминание о служебном задании (вторая строка снизу).
Шаг 2

Заполнение журнала учета командировочных сотрудников

Что заполнить:ФИО, название организации, в которую прибывает сотрудник и пункт назначения.
Важно помнить:в форме в графе об удостоверении нужно проставить прочерки, пока не будет утверждена новая форма документа.
Шаг 3

Заполнение табеля учета рабочего времени

Что заполнить:если сотрудник работал в рабочие и в выходные дни, то в табеле необходимо указать два кода – «К» и «РВ».
Шаг 4

Предоставление авансового отчета

Что заполнить:по возвращению из поездки сотрудник обязан отчитаться о потраченных средствах (согласно форме № АО-1). К отчету необходимо прикрепить все документы, подтверждающие расходы.
Важно помнить:в 2015 году заполнение авансового отчета обязательное.
Шаг 5

Составление служебной записки

Важно помнить:служебная записка пишется, если работник отправляется в поездку на своем транспорте. Записка не имеет шаблона, поэтому документируется в вольной форме и предоставляется с удостоверяющими документами об эксплуатации транспортного средства для проезда к месту командирования и обратно. Это может быть: путевой лист, счета, квитанции.

С 8 августа 2015 года вступает новое дополнительное изменение!

Подтвердить пребывание в командировке можно теперь документами о проживании (квитанция или служебная записка).

Оплата командировки: расчет суточных

Суточные – деньги, которые выплачиваются работодателем за время проведенное в командировке или в пути при переводе на другое место работы. День в командировке считается с 00.00 часов.

Согласно законодательству предприятиям, как и раньше, разрешено самолично устанавливать размер суточных работникам за день перебивания в служебном отъезде. Все нюансы и положения, выбранные организацией в части оплаты командировок необходимо прописать в коллективном (трудовом) договоре.

Какие дни считаются суточными:

  • каждый день командировки (с учетом выходных и нерабочих праздничных дней, даже в случае болезни сотрудника);
  • дни нахождения в пути (включая дни отъезда и приезда);
  • время вынужденной остановки.

ВАЖНО ПОМНИТЬ!

В день норма суточных составляет не более 700 рублей по территории РФ, а заграницей – не более 2 500 рублей. Все расходы, которые будут превышать указанные суммы – будут облагаться налогом в соответствии с НК РФ.

А теперь разберем поподробнее – как можно сэкономить, отправляя сотрудников в служебные поездки:

Способ №1

Экономим на взносах с фонда оплаты труда

Ситуация, когда некоторым категориям сотрудников, для исполнения своих служебных обязанностей, приходится часто ездить в командировки.

Рассмотрим выплату премиальной части в виде суточных. Предполагаемая премия в размере 10 000 руб Количество дней командировки в месяц – 5, размер суточных установлен – 2 700 руб. Т.к. норма составляет 700 руб, то суточные сверхнормы – 2 000 руб.

НалогиПремияСуточные
10 00010 000
НДФЛ1 3001 300
ПФР2 710-
ФСС290-
Итого расходов14 30011 300

Какие риски могут возникнуть в этом случае:

  • переквалификация суточных в оплату труда;
  • отказ ИФНС включения размера суточных сверх нормы в расходы.

Чтобы гарантировано избежать их, необходимо правильно установить размер суточных и подтвердить это документально.

Работодатель может установить дифференцированные нормы суточных по командировкам, для этого необходимо утвердить принцип их формирования и денежное выражение в локальном нормативном акте организации. Свобода действия, которая предоставлена коммерческим компаниям, разрешает им не только установить любой размер командировочных расходов, но и указать дифференцированные суммы для разных категорий работников.

К примеру, суточные директора могут быть выше, чем размер суточных менеджера. Для снижения риска налога по прибыли и для экономической аргументации можно дифференцировать сумму суточных выплат по командировкам не только по должностям, но и исходя из условий командировки, требующих дополнительных затрат.

Обоснование:

Обоснования размера суточных

Способ №2

Экономим на суточных

Внимательно проанализируйте характер командировок вашей организации. Возможно, по некоторым категориям сотрудников командировки квалифицируются в разъездной характер работы?

В этом случае, вы не обязаны платить суточные! При этом все расходы, связанные с поездками можете полностью принимать в расходы, основываясь только на трудовом договоре!

Согласно статье 168.1 ТК РФ поездки, которые считаются разъездной работой:

  • выполнение работы происходит непосредственно в пути;
  • предусмотрено регулярные разъезды;
  • реализованные в полевых условиях;
  • работа экспедитора.

Положения о разъездном характере работы необходимо прописать в трудовом договоре (коллективном, локальных нормативных актах) между сотрудником и компанией. Следует учесть, что организация сама прописывает все необходимые пункты на свое усмотрение, так как законодательно не установлен определенный перечень требований.

В приказе или другом локальном акте компании необходимо разъяснить:

  • конкретный перечень должностей с разъеденным характером;
  • сумму возмещаемых расходов;
  • список разъездных работ;
  • порядок подтверждения производственного характера поездок.

Способы возмещения расходов:

  • поездка оформляется как командировка;
  • своевременно закрепить положения о работе разъездного характера.

Давайте рассмотрим, почему оформление таких поездок, как командировки трудоемко:

Оформление командировки и разъездной работы

В том случае, когда должность сотрудника имеет разъездной характер и это подтверждено в соответствующих документах, значит выплаты по возмещению расходов (связанных со служебными поездками) не попадают под обложение налога на доходы физических лиц в размерах установленных согласно коллективному договору, соглашению, локальному нормативному акту или трудовому договору.

На основании всего вышеизложенного, можно сделать следующий вывод: для оптимизации затрат компании, не обязательно полностью исключать целые статьи расходов. Достаточно проанализировать их характер и найти пути сокращения затрат!

Вернуться назад

Читайте также

Онлайн-кассы в 2019 году: сроки, требования, штрафы
Для кого работает отсрочка онлайн-касс до 2021 года, кому нужно установить ККТ до 1 июля 2019 года, штрафы, вычет по онлайн-кассам
Проблемы в розничном учёте: лето начинается, алкоточки открываются
Цена лицензии на алкоголь, требования к онлайн-кассе при розничной торговле, работа с ЕГАИС, нюансы выбора системы налогообложения.
5 способов законной оптимизации налогов
Способы оптимизации налогов за счёт резервов, убытков, уменьшения налоговой базы
Как подготовиться к камеральной проверке и пройти без потерь
Что может стать причиной возникновения разногласий с налоговой в ходе камеральной проверки
Как проверить контрагента и себя: 7 полезных сервисов
7 бесплатных сервисов, в которых можно проверить контрагента по ИНН. Мы за честный бизнес!
Какие технологии использует MCOB для вас?
Что влияет на цену бухгалтерских услуг. Базы 1С, мобильное приложение для выставления счетов онлайн, ведение бухгалтерского учёта. А что ещё? Читайте в статье.
Как сэкономить на зарплатных налогах
Оптимизируем зарплату директора и стажёров, уменьшаем страховые взносы за счет компенсаций, материальной помощи и аренды имущества, переводим сотрудников на ИП
Как избежать потери денег: ТОП - 9 ошибок бизнеса в 2018 году
Камеральные проверки, переплата по налогам, недостоверный юридический адрес, блокировка счета. Что ещё?
ТОП-7 ошибок, которые допускают ВСЕ бизнесмены
Отсутствие договоров, бездумное копирование иностранного опыта