Бухгалтерское и налоговое сопровождение бизнеса

Командировки – узкие места и возможность экономии! Важные изменения 2015 г.

Внимание! 2 важных изменения в законодательстве 2016 года

  • От НДФЛ исключены суточные выплаты в пределах лимитов:
    • внутри страны – 700 руб./день;
    • за рубежом – 2500 руб./день.
  • Увеличение лимитов для чиновников не планируется.


В период экономического кризиса, организации панически стараются сократить свои расходы. Одна из статей затрат – это командировочные расходы. Естественно, полностью исключить эти расходы невозможно, в результате можно потерять гораздо больше, чем сэкономить.

Как обернуть командировочные расходы в один из способов экономии?!

Перед рассмотрением вариантов, уточним понятие о командировке и рассмотрим общие правила.


Командировка: общие правила при отравлении сотрудника

Служебная командировка это

Служебная командировка – поездка работника компании по указанию работодателя на установленный срок для выполнения поставленных служебных задач вне места постоянной работы (согласно ст. 166 Трудового кодекса).

Иными словами – это разовая должностная поездка работника, в служебные обязанности которого не предусматривают регулярные разъезды.

Выезд сотрудника может считаться служебной командировкой, при следующих условиях:
Служебная командировка это

или не может считаться таковой:
Что не может быть командировкой

Кого вы можете отправить в служебную поездку?


Кого не можно отправлять в командировку
Насколько бы ни была необходима поездка, следует помнить, кого по законодательству РФ можно отправлять в командировку, а кого – строго запрещено:

Законодательно запрещено Разрешено, но при письменном согласии
  • не достигнувшего совершеннолетия
  • воспитывающему ребенка до 5 лет в одиночку
  • инвалида
  • имеющего ребенка-инвалида
  • трудящегося по гражданско-правовому договору
  • опекуна и попечителя детей до 3 лет
  • работающего по ученическому договору, когда служебная поездка не связана с обучением
  • ухаживающего за больным членом семьи (при имеющемся соответственном медицинском заключении)
  • беременную женщину
  • женщину, которая имеет детей до трех лет


Оформление рабочей командировки: порядок подготовки документов с учетом изменений 2015 года

Оформление командировки 2015

Изменения правил документального оформления командировок

«Отмена командировочного удостоверения и служебного задания» (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595) – вот, что следует учесть всем бухгалтерам коммерческих организаций. Данные поправки вступают в силу уже с 8 января 2015 года, а с 7 февраля 2015 года – изменения коснутся госучреждений.

Давайте рассмотрим положительные и негативные последствия:

Положительные стороны изменений Негативные стороны изменений
  • Существенно облегчают процедуру оформления командировки – вместо 4 документов (приказ, командировочное удостоверение, служебное задание и отчет), теперь необходим только 1 – приказ руководителя.
  • Больше нет необходимости вести книгу учета командировочных удостоверений.
  • Отмена командировочных удостоверений потребует внести правки в положение о командировках (убрать пункты о командировочном удостоверении, служебном задании и отчете).
    Если такое положение отсутствует, его все равно необходимо создать, но уже с новыми поправками.

Итак, отправляем сотрудника в командировку.

5 шагов в оформлении служебной командировки, которые должен помнить каждый бухгалтер:


Шаг 1

Подготовка приказа о направлении в командировку

Что заполнить: ФИО, должность, место назначения, срок поездки. Приказ должен быть подписан руководителем и работником фирмы.
Важно помнить: в форме Т-9а необходимо исключить упоминание о служебном задании (вторая строка снизу).
Шаг 2

Заполнение журнала учета командировочных сотрудников

Что заполнить: ФИО, название организации, в которую прибывает сотрудник и пункт назначения.
Важно помнить: в форме в графе об удостоверении нужно проставить прочерки, пока не будет утверждена новая форма документа.
Шаг 3

Заполнение табеля учета рабочего времени

Что заполнить: если сотрудник работал в рабочие и в выходные дни, то в табеле необходимо указать два кода – «К» и «РВ».
Шаг 4

Предоставление авансового отчета

Что заполнить: по возвращению из поездки сотрудник обязан отчитаться о потраченных средствах (согласно форме № АО-1). К отчету необходимо прикрепить все документы, подтверждающие расходы.
Важно помнить: в 2015 году заполнение авансового отчета обязательное.
Шаг 5

Составление служебной записки

Важно помнить: служебная записка пишется, если работник отправляется в поездку на своем транспорте. Записка не имеет шаблона, поэтому документируется в вольной форме и предоставляется с удостоверяющими документами об эксплуатации транспортного средства для проезда к месту командирования и обратно. Это может быть: путевой лист, счета, квитанции.


С 8 августа 2015 года вступает новое дополнительное изменение!


Подтвердить пребывание в командировке можно теперь документами о проживании (квитанция или служебная записка).


Оплата командировки: расчет суточных

Расчет суточных в командировке
Суточные – деньги, которые выплачиваются работодателем за время проведенное в командировке или в пути при переводе на другое место работы. День в командировке считается с 00.00 часов.

Согласно законодательству предприятиям, как и раньше, разрешено самолично устанавливать размер суточных работникам за день перебивания в служебном отъезде. Все нюансы и положения, выбранные организацией в части оплаты командировок необходимо прописать в коллективном (трудовом) договоре.

Какие дни считаются суточными:

  • каждый день командировки (с учетом выходных и нерабочих праздничных дней, даже в случае болезни сотрудника);
  • дни нахождения в пути (включая дни отъезда и приезда);
  • время вынужденной остановки.

ВАЖНО ПОМНИТЬ!
В день норма суточных составляет не более 700 рублей по территории РФ, а заграницей – не более 2 500 рублей. Все расходы, которые будут превышать указанные суммы – будут облагаться налогом в соответствии с НК РФ.

А теперь разберем поподробнее – как можно сэкономить, отправляя сотрудников в служебные поездки:
Способ №1

Экономим на взносах с фонда оплаты труда

Ситуация, когда некоторым категориям сотрудников, для исполнения своих служебных обязанностей, приходится часто ездить в командировки.
Рассмотрим выплату премиальной части в виде суточных. Предполагаемая премия в размере 10 000 руб Количество дней командировки в месяц – 5, размер суточных установлен – 2 700 руб. Т.к. норма составляет 700 руб, то суточные сверхнормы – 2 000 руб.

Налоги Премия Суточные
10 000 10 000
НДФЛ 1 300 1 300
ПФР 2 710 -
ФСС 290 -
Итого расходов 14 300 11 300







Какие риски могут возникнуть в этом случае:

  • переквалификация суточных в оплату труда;
  • отказ ИФНС включения размера суточных сверх нормы в расходы.

Чтобы гарантировано избежать их, необходимо правильно установить размер суточных и подтвердить это документально.

Работодатель может установить дифференцированные нормы суточных по командировкам, для этого необходимо утвердить принцип их формирования и денежное выражение в локальном нормативном акте организации. Свобода действия, которая предоставлена коммерческим компаниям, разрешает им не только установить любой размер командировочных расходов, но и указать дифференцированные суммы для разных категорий работников.

К примеру, суточные директора могут быть выше, чем размер суточных менеджера. Для снижения риска налога по прибыли и для экономической аргументации можно дифференцировать сумму суточных выплат по командировкам не только по должностям, но и исходя из условий командировки, требующих дополнительных затрат.

Обоснование:

Обоснования размера суточных

Способ №2

Экономим на суточных

Внимательно проанализируйте характер командировок вашей организации. Возможно, по некоторым категориям сотрудников командировки квалифицируются в разъездной характер работы?

В этом случае, вы не обязаны платить суточные! При этом все расходы, связанные с поездками можете полностью принимать в расходы, основываясь только на трудовом договоре!

Согласно статье 168.1 ТК РФ поездки, которые считаются разъездной работой:

  • выполнение работы происходит непосредственно в пути;
  • предусмотрено регулярные разъезды;
  • реализованные в полевых условиях;
  • работа экспедитора.

Положения о разъездном характере работы необходимо прописать в трудовом договоре (коллективном, локальных нормативных актах) между сотрудником и компанией. Следует учесть, что организация сама прописывает все необходимые пункты на свое усмотрение, так как законодательно не установлен определенный перечень требований.

В приказе или другом локальном акте компании необходимо разъяснить:

  • конкретный перечень должностей с разъеденным характером;
  • сумму возмещаемых расходов;
  • список разъездных работ;
  • порядок подтверждения производственного характера поездок.

Способы возмещения расходов:

  • поездка оформляется как командировка;
  • своевременно закрепить положения о работе разъездного характера.


Давайте рассмотрим, почему оформление таких поездок, как командировки трудоемко:

Оформление командировки и разъездной работы


В том случае, когда должность сотрудника имеет разъездной характер и это подтверждено в соответствующих документах, значит выплаты по возмещению расходов (связанных со служебными поездками) не попадают под обложение налога на доходы физических лиц в размерах установленных согласно коллективному договору, соглашению, локальному нормативному акту или трудовому договору.

На основании всего вышеизложенного, можно сделать следующий вывод: для оптимизации затрат компании, не обязательно полностью исключать целые статьи расходов. Достаточно проанализировать их характер и найти пути сокращения затрат!

Читайте также
Статья: Реформа администрирования НДФЛ: новая цена беспроцентных займов
Бизнес-предложение: Ведение бизнеса с учетом налоговых изменений в 2016 году
Услуга: Организация работы участка расчета заработной платы

Оксана Жолудева

Руководитель департамента комплексного сопровождения бизнеса

Заказать услугу Оставьте ваши конакты, и наш менеджер свяжется в Вами в ближайшее время