Статьи | Бухгалтерское и юридическое сопровождение бизнеса

Командировки – узкие места и возможность экономии! Важные изменения 2015 г.

А вы знаете как обернуть командировочные расходы в один из способов экономии? Читайте в нашей статье.

Внимание! 2 важных изменения в законодательстве 2016 года

  • От НДФЛ исключены суточные выплаты в пределах лимитов:
    • внутри страны – 700 руб./день;
    • за рубежом – 2500 руб./день.
  • Увеличение лимитов для чиновников не планируется.

В период экономического кризиса, организации панически стараются сократить свои расходы. Одна из статей затрат – это командировочные расходы. Естественно, полностью исключить эти расходы невозможно, в результате можно потерять гораздо больше, чем сэкономить.

Как обернуть командировочные расходы в один из способов экономии?!

Перед рассмотрением вариантов, уточним понятие о командировке и рассмотрим общие правила.

Командировка: общие правила при отравлении сотрудника


Служебная командировка – поездка работника компании по указанию работодателя на установленный срок для выполнения поставленных служебных задач вне места постоянной работы (согласно ст. 166 Трудового кодекса).

Иными словами – это разовая должностная поездка работника, в служебные обязанности которого не предусматривают регулярные разъезды.

Выезд сотрудника может считаться служебной командировкой, при следующих условиях:

Служебная командировка это

или не может считаться таковой:

Что не может быть командировкой

Кого вы можете отправить в служебную поездку?

Насколько бы ни была необходима поездка, следует помнить, кого по законодательству РФ можно отправлять в командировку, а кого – строго запрещено:

Законодательно запрещеноРазрешено, но при письменном согласии
  • не достигнувшего совершеннолетия
  • воспитывающему ребенка до 5 лет в одиночку
  • инвалида
  • имеющего ребенка-инвалида
  • трудящегося по гражданско-правовому договору
  • опекуна и попечителя детей до 3 лет
  • работающего по ученическому договору, когда служебная поездка не связана с обучением
  • ухаживающего за больным членом семьи (при имеющемся соответственном медицинском заключении)
  • беременную женщину
  • женщину, которая имеет детей до трех лет

Оформление рабочей командировки: порядок подготовки документов с учетом изменений 2015 года

Изменения правил документального оформления командировок

«Отмена командировочного удостоверения и служебного задания» (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595) – вот, что следует учесть всем бухгалтерам коммерческих организаций. Данные поправки вступают в силу уже с 8 января 2015 года, а с 7 февраля 2015 года – изменения коснутся госучреждений.

Давайте рассмотрим положительные и негативные последствия:

Положительные стороны изменений Негативные стороны изменений
  • Существенно облегчают процедуру оформления командировки – вместо 4 документов (приказ, командировочное удостоверение, служебное задание и отчет), теперь необходим только 1 – приказ руководителя.
  • Больше нет необходимости вести книгу учета командировочных удостоверений.
  • Отмена командировочных удостоверений потребует внести правки в положение о командировках (убрать пункты о командировочном удостоверении, служебном задании и отчете).
    Если такое положение отсутствует, его все равно необходимо создать, но уже с новыми поправками.

Итак, отправляем сотрудника в командировку.

5 шагов в оформлении служебной командировки, которые должен помнить каждый бухгалтер:

Шаг 1

Подготовка приказа о направлении в командировку

Что заполнить:ФИО, должность, место назначения, срок поездки. Приказ должен быть подписан руководителем и работником фирмы.
Важно помнить:в форме Т-9а необходимо исключить упоминание о служебном задании (вторая строка снизу).
Шаг 2

Заполнение журнала учета командировочных сотрудников

Что заполнить:ФИО, название организации, в которую прибывает сотрудник и пункт назначения.
Важно помнить:в форме в графе об удостоверении нужно проставить прочерки, пока не будет утверждена новая форма документа.
Шаг 3

Заполнение табеля учета рабочего времени

Что заполнить:если сотрудник работал в рабочие и в выходные дни, то в табеле необходимо указать два кода – «К» и «РВ».
Шаг 4

Предоставление авансового отчета

Что заполнить:по возвращению из поездки сотрудник обязан отчитаться о потраченных средствах (согласно форме № АО-1). К отчету необходимо прикрепить все документы, подтверждающие расходы.
Важно помнить:в 2015 году заполнение авансового отчета обязательное.
Шаг 5

Составление служебной записки

Важно помнить:служебная записка пишется, если работник отправляется в поездку на своем транспорте. Записка не имеет шаблона, поэтому документируется в вольной форме и предоставляется с удостоверяющими документами об эксплуатации транспортного средства для проезда к месту командирования и обратно. Это может быть: путевой лист, счета, квитанции.

С 8 августа 2015 года вступает новое дополнительное изменение!

Подтвердить пребывание в командировке можно теперь документами о проживании (квитанция или служебная записка).

Оплата командировки: расчет суточных

Суточные – деньги, которые выплачиваются работодателем за время проведенное в командировке или в пути при переводе на другое место работы. День в командировке считается с 00.00 часов.

Согласно законодательству предприятиям, как и раньше, разрешено самолично устанавливать размер суточных работникам за день перебивания в служебном отъезде. Все нюансы и положения, выбранные организацией в части оплаты командировок необходимо прописать в коллективном (трудовом) договоре.

Какие дни считаются суточными:

  • каждый день командировки (с учетом выходных и нерабочих праздничных дней, даже в случае болезни сотрудника);
  • дни нахождения в пути (включая дни отъезда и приезда);
  • время вынужденной остановки.

ВАЖНО ПОМНИТЬ!

В день норма суточных составляет не более 700 рублей по территории РФ, а заграницей – не более 2 500 рублей. Все расходы, которые будут превышать указанные суммы – будут облагаться налогом в соответствии с НК РФ.

А теперь разберем поподробнее – как можно сэкономить, отправляя сотрудников в служебные поездки:

Способ №1

Экономим на взносах с фонда оплаты труда

Ситуация, когда некоторым категориям сотрудников, для исполнения своих служебных обязанностей, приходится часто ездить в командировки.

Рассмотрим выплату премиальной части в виде суточных. Предполагаемая премия в размере 10 000 руб Количество дней командировки в месяц – 5, размер суточных установлен – 2 700 руб. Т.к. норма составляет 700 руб, то суточные сверхнормы – 2 000 руб.

НалогиПремияСуточные
10 00010 000
НДФЛ1 3001 300
ПФР2 710-
ФСС290-
Итого расходов14 30011 300

Какие риски могут возникнуть в этом случае:

  • переквалификация суточных в оплату труда;
  • отказ ИФНС включения размера суточных сверх нормы в расходы.

Чтобы гарантировано избежать их, необходимо правильно установить размер суточных и подтвердить это документально.

Работодатель может установить дифференцированные нормы суточных по командировкам, для этого необходимо утвердить принцип их формирования и денежное выражение в локальном нормативном акте организации. Свобода действия, которая предоставлена коммерческим компаниям, разрешает им не только установить любой размер командировочных расходов, но и указать дифференцированные суммы для разных категорий работников.

К примеру, суточные директора могут быть выше, чем размер суточных менеджера. Для снижения риска налога по прибыли и для экономической аргументации можно дифференцировать сумму суточных выплат по командировкам не только по должностям, но и исходя из условий командировки, требующих дополнительных затрат.

Обоснование:

Обоснования размера суточных

Способ №2

Экономим на суточных

Внимательно проанализируйте характер командировок вашей организации. Возможно, по некоторым категориям сотрудников командировки квалифицируются в разъездной характер работы?

В этом случае, вы не обязаны платить суточные! При этом все расходы, связанные с поездками можете полностью принимать в расходы, основываясь только на трудовом договоре!

Согласно статье 168.1 ТК РФ поездки, которые считаются разъездной работой:

  • выполнение работы происходит непосредственно в пути;
  • предусмотрено регулярные разъезды;
  • реализованные в полевых условиях;
  • работа экспедитора.

Положения о разъездном характере работы необходимо прописать в трудовом договоре (коллективном, локальных нормативных актах) между сотрудником и компанией. Следует учесть, что организация сама прописывает все необходимые пункты на свое усмотрение, так как законодательно не установлен определенный перечень требований.

В приказе или другом локальном акте компании необходимо разъяснить:

  • конкретный перечень должностей с разъеденным характером;
  • сумму возмещаемых расходов;
  • список разъездных работ;
  • порядок подтверждения производственного характера поездок.

Способы возмещения расходов:

  • поездка оформляется как командировка;
  • своевременно закрепить положения о работе разъездного характера.

Давайте рассмотрим, почему оформление таких поездок, как командировки трудоемко:

Оформление командировки и разъездной работы

В том случае, когда должность сотрудника имеет разъездной характер и это подтверждено в соответствующих документах, значит выплаты по возмещению расходов (связанных со служебными поездками) не попадают под обложение налога на доходы физических лиц в размерах установленных согласно коллективному договору, соглашению, локальному нормативному акту или трудовому договору.

На основании всего вышеизложенного, можно сделать следующий вывод: для оптимизации затрат компании, не обязательно полностью исключать целые статьи расходов. Достаточно проанализировать их характер и найти пути сокращения затрат!

Вернуться назад

Читайте также

Расходы, связанные с электронными билетами
Электронный билет на поезд, электронный билет на самолёт. Как правильно отразить затраты на командировку?
Восстановление учёта: уменьшить налоги и вернуть переплаты в бюджет. Реальный опыт
При каких обстоятельствах требуется восстановление учёта, как избежать такой ситуации, сколько стоит восстановление учёта.
4 неприятные ситуации с бухгалтером
Что делать, когда некому выполнять обязанности бухгалтера. Ответственность бухгалтера за причинённый вред компании
Как открыть интернет-магазин с нуля
Рассказываем поэтапно, что нужно сделать, чтобы открыть интернет-магазин.
Низкая налоговая нагрузка. Когда нужно остановиться в оптимизации налогов
Когда стоит остановиться в оптимизации налогов? Инструкция по расчету налоговой нагрузки
Особенности бухгалтерского учета при ВЭД
Различия бухучета при ВЭД. НДС и учет прибыли при ВЭД. Изменения в ведении ВЭД в 2018-2019 годах.
Шпионить и блокировать по 115-ФЗ
Насколько реальна угроза блокировки счета от бухгалтеров и юристов, у которых вы обслуживаетесь?
Интервью с экспертом: проблемы ведения бухучёта в строительстве
Оптимизация НДС в строительстве. Способы законного вывода наличных из ООО. Правильное оформление мигрантов при трудоустройстве