Подбираем оптимальный способ ведения бухгалтерии для вашего бизнеса

Выбрать и не ошибиться: какой способ ведения бухгалтерии подойдет вашему бизнесу?

Анализ существующих моделей бухгалтерского и налогового учета, рекомендации по выбору с учетом индивидуальных особенностей компании.

Необходимость ведения бухгалтерского учета государством объясняется пользой для самих собственников бизнеса, хотя мнение последних существенно отличается. Как бы там ни было, ведение бухгалтерии — неотъемлемая часть осуществления предпринимательской деятельности. Игнорировать ее не получится, остается лишь определиться с наиболее подходящим способом ее реализации. К счастью, в этом никто не ограничен.

Вы можете прибегнуть к услугам аутсорсеров, заключить договор с приходящим бухгалтером, нанять сотрудника в штат или воспользоваться сервисом — все зависит от индивидуальных особенностей бизнеса и от ваших личных предпочтений. Мы же поможем вам их осознать.

Итак, какие есть варианты?

Аутсорсинговая бухгалтерия

Начать хотелось бы с уточнения важного момента:

Следует отличать аутсорсинговую бухгалтерию от схожих услуг. Так, предоставление бухгалтерских услуг физическим лицом удаленно не является бухгалтерским аутсорсингом. Это фриланс, внештатная бухгалтерия, что угодно, но никак не аутсорсинг.

Для понимания, о же чем идет речь, приведем пример (реальная ситуация, изложенная в одном из сообществ на Фейсбуке).

ИП обратился к, как он считал, бухгалтеру-аутсорсеру для подготовки необходимых платежек. Узкая задача, для выполнения которой нанимать штатного сотрудника просто нецелесообразно. Работа была выполнена, данные переданы в налоговую. Но через некоторое время клиент узнает о блокировке денежных средств и начислении пеней за неуплату. Оказывается, платежки были сформированы не все.

В связи с этим у клиента возникает логичный вопрос: должен ли был бухгалтер перепроверить оплату (прошла ли она, все ли необходимые документы были подготовлены) или его обязанности ограничиваются подготовкой необходимых бумаг?

Что думает по этому поводу сам бухгалтер? “У меня нет времени листать переписку и смотреть, какие платежки я Вам присылала”. Договор был выполнен, а значит все возникающие после этого претензии бывшего исполнителя не касаются. Вот такой подход. При этом случай далеко не единичный. Изучив комментарии к публикации автора, становится понятно, что и другие бухгалтеры-аутсорсеры поддерживают свою коллегу.

“... подрядчик — это не ваша няня. — пишет другой главбух с 25-ти летним стажем, работающий на аутсорсе. — Следить за каждым вашим шагом он не будет. Тем более — через несколько месяцев после расторжения договора”.

Начитавшись таких комментариев вы можете подумать, что аутсорсинговая бухгалтерия — это вселенское зло. Но это не так. Вы просто еще не работали с аутсорсером.

“Специалист”, описанный в данной ситуации — это обычный бухгалтер, ушедший на фриланс. Если по форме его услуги являются аутсорсинговыми (так как предоставляются удаленно, без личного присутствия в офисе заказчика), то по содержанию больше напоминают деятельность приходящего бухгалтера или другими словами просто внештатного бухгалтера.

Бухгалтер, ушедший на фриланс

В чем же существенное отличие от аутсорсинга бухгалтерских услуг?

Важным отличием от аутсорсинговых компаний является то, что в данном случае бухгалтерские услуги предоставляются физическим лицом, у которого нет собственной инфраструктуры. А значит именно предпринимателю придется создавать все необходимое для выполнения бухгалтером своих функций (а это не так уж и дешево).

Вдобавок, наш “аутсорсинговый бухгалтер” это один человек, ошибка которого отразится на его же заработке. Поэтому он либо старается не допускать ошибок в своей работе, либо искать всевозможные пути ухода от ответственности.

Вернемся к сложившейся ситуации. Можно ли наказать виновника?

В первую очередь стоит разобраться, существовал ли договор. В случае отрицательного ответа, все ясно и без объяснений. В противоположном варианте все не так однозначно. Для того, чтобы бухгалтер ответил за свою ошибку нужно в первую очередь доказать, что это именно его оплошность. Использовали ли вы при общении с вашим бухгалтером каналы связи, позволяющие идентифицировать вашего собеседника? Есть ли возможность доказать, что договором предусматривалась подготовка n-количества документов, а бухгалтер подготовил лишь их часть? Если все это есть, переходим к следующему — можно ли привлечь к ответственности? Для этого такая возможность должна быть прямо предусмотрена в договоре. В противном действия бухгалтера останутся безнаказанными.

Что нужно, чтобы этого не происходило?

Проблемы, по типу описанных выше, возникают главным образом из-за непродуманности договора на предоставление услуг. Чтобы быть уверенным, что в случае ошибки бухгалтера последний компенсирует причиненный им ущерб, необходимо тщательно проработать раздел об ответственности сторон. Кто, в каком случае и в каких пределах несет ответственность, есть ли сроки давности. Также в договоре следует четко прописать предмет договора — какой объем работ и в какие сроки должен быть выполнен. Так в последствии будет проще определить сферы ответственности.

Когда мы разобрались с существующим недопониманием, давайте наконец выясним, что собой представляют аутсорсинговые компании и кому они пригодятся.

Компании, предоставляющие аутсорсинговые бухгалтерские услуги

Уже из самого определения следует, что это компании, располагающие целым штатом специалистов. Таким образом, бухгалтерским обслуживанием вашего бизнеса могут заниматься сразу несколько узкопрофильных сотрудников (специалист по расчету заработной платы, бухгалтер по налоговым обязательствам и др.). Поэтому вне зависимости от объема работ по вашей компании вы можете быть уверены в положительном результате.

Тем не менее, все мы люди и можем допускать ошибки. В этом случае за них отвечает не конкретный бухгалтер, а вся компания.

Почему вы можете быть уверены в том, что вас не “кинут”?

Для этого есть ряд причин:

  • репутация — аутсорсинговые компании дорожат своим имиджем, поэтому все возникающие проблемы решаются с наилучшим исходом для клиента;
  • разделение ответственности — в договоре на предоставление бухгалтерских услуг всегда четко прописано, в каких случаях компания отвечает перед государством, а в каких — освобождается от ответственности (к примеру, в случае не предоставления заказчиком первичной документации за истекший отчетный период в установленные сроки исполнитель не несет ответственности за несвоевременную сдачу отчетности);
  • страховка — аутсорсинговые компании заключают договора страхования профессиональной ответственности, которые предполагают возмещение убытков за вред, нанесенный заказчику, при осуществлении бухгалтерской деятельности. Это значит, что за ошибки своих сотрудников компания платит не “со своего кармана”, все убытки компенсируются в рамках страховки.

Помимо этого аутсорсинговые компании располагают собственной развитой CRM-системой, позволяющей оперативно и качественно осуществлять важные бизнес-процессы компании-заказчика (наличие мобильного приложения, доступ в облачные базы и сервисы, в т.ч. доступ к электронному документообороту, который в других вариантах ведения бухгалтерии оплачивает сам заказчик).

Ведение бухгалтерии аутсорсинговой компанией

Кому подойдет ведение бухгалтерии аутсорсинговой компанией?

Бизнесам, которые ищут возможность полного делегирования бухгалтерских функций, без необходимости осуществления постоянного контроля. Предпринимателям, которые нуждаются в бухгалтерском обслуживании по приемлемой цене без сопутствующих рисков для компании.

Бухгалтер, работающий по трудовому договору

Основной плюс здесь конечно же в том, что такой бухгалтер всегда под рукой. Его в любой момент можно вызвать к себе для обсуждения любых рабочих моментов. А значит, это позволяет постоянно контролировать процесс ведения бухгалтерии. Если вы человек консервативных взглядов и привыкли решать все исключительно путём беседы тет-а-тет, тогда этот вариант именно для вас.

Вместе с тем вам придётся принять и ряд негативных моментов, связанных с ведением бухгалтерии штатным сотрудником:

  • финансовый аспект — это самый финансово затратный способ ведения бухгалтерии (затраты на заработную плату, налоги на сотрудника, содержание программного обеспечения, организацию рабочего места).
  • человеческий фактор — бухгалтер может болеть, уходить в отпуск, брать отгул, могут меняться требования по увеличению заработной платы. В случае увольнения нужно будет уделить немало времени подбору нового сотрудника.
  • ограниченная ответственность. Если ошибка вашего бухгалтера повлечет за собой финансовую и другую ответственность компании, то в большинстве случаев он отвечать за это не будет. Это возможно лишь тогда, когда условие о полной материальной ответственности прямо предусмотрено трудовым договором, заключенным с бухгалтером. В противном случае, ответственность ограничится среднемесячным заработком виновника. Также существует субсидиарная ответственность бухгалтера в случае банкротства. Вот только применяется она лишь при условии, что вина бухгалтера в финансовой несостоятельности компании доказана.

Кому подойдет ведение бухгалтерии штатным бухгалтером?

Предпринимателям, которым прежде всего важно личное общение со специалистом и которые готовы ради этого смириться с некоторыми рисками, связанными с ответственностью бухгалтера, а также понести бОльшие финансовые затраты на его содержание.

Приходящий бухгалтер

Это вариант для тех, у которого необходимость в бухгалтере является периодической или в других случаях, когда объем работ небольшой. Соответственно стоимость услуг будет невысокой. Плюс ко всему у вас снова-таки есть возможность лично контактировать с бухгалтером в вашем офисе.

Тем не менее, практика показывает, что ведение бухгалтерии приходящим бухгалтером — очень рискованный шаг. Работу такого сотрудника нужно постоянно контролировать и проверять, для чего нужен специалист. Помимо этого, велики риски разглашения коммерческой тайны, а также ухода бухгалтера от ответственности за свои ошибки.

Кому подойдет ведение бухгалтерии приходящим бухгалтером?

Частным предпринимателям с небольшим объемом работ, предпочитающим личное общение с бухгалтером. Желательно лишь для тех, у кого есть кандидат на эту должность, с которым имеются доверительные отношения.

Бухгалтерские сервисы

Отличный вариант для продвинутых предпринимателей. Позволяет самостоятельно вести бухгалтерию при помощи автоматизированных сервисов. Наилучшим образом подходит для тех, кто на “ты” с технологиями. Тем не менее не все происходит автоматически и, не смотря на наличие подсказок в самой системе, вам, возможно, придется разбираться в основах бухгалтерского учета. Если вы такими знаниями не располагаете, то понадобится нанять специалиста, который станет “переводчиком” при вашем общении с сервисами. Для юридических лиц это требование становится обязательным.

Также есть другой вариант. Владельцы сервисов предлагают дополнительно воспользоваться командой готовых специалистов. Таким образом, простые вопросы вы решаете с помощью автоматизированной системы, а все остальное — регулируется благодаря работе с аутсорсинговой бухгалтерской компанией. При этом это обойдется дешевле, чем платить отдельно за сервисы и за команду аутсорсинговых бухгалтеров.

Кому подойдет ведение бухгалтерии при помощи бухгалтерских сервисов?

Предпринимателям, которые имеют опыт заполнения простых бухгалтерских документов и умеют работать на компьютере. Бизнесмены, которые готовы непосредственно участвовать в ведении бухучета путем внесения необходимых данных в систему.

Теперь вы знаете о всех существующих способах ведения бухгалтерии, о их преимуществах для тех или иных моделей бизнеса. Вам остается лишь определиться с вариантом, который подходит именно вам. Желаем принять правильное решение!

Вернуться назад
Выбрать и не ошибиться: какой способ ведения бухгалтерии подойдет вашему бизнесу?

Читайте также

Что каждый ювелир должен знать об НДС?
Рассказываем  простыми словами, как ювелирам работать на ОСНО с 2023 года, а так же показываем, как рассчитать свой НДС на конкретном примере.
Как ювелирам подготовить свою кассу к работе на ОСНО?
Расскажем о том, какими обязательными реквизитами должна обладать онлайн касса ювелиров на ОСНО.
На что следует обращать особое внимание при работе.
Какое будущее ювелирного бизнеса после перехода на ОСНО (на примере ИП)
Статья будет актуальна ИП и ООО, которые занимаются оптовой и розничной продажей ювелирных изделий. С 2023 года для них произошли серьезные изменения по расчету налогов, что повлияет на итоговый финансовый результат их  бизнеса.
Какие документы нужно подготовить компаниям, которые продают свои товары и услуги через интернет
Рассказываем, что должно быть на сайте, чтобы предпринимателю спокойно спалось
Изменения в налоговом законодательстве с 2023 года
Поможем разобраться и не упустить самое важное.
Маркетплейсы. На что стоит обратить внимание
Рассказываем, что важно знать и как рассчитывать налоги.
В России предлагается упростить порядок взыскания долгов до 500 000 рублей

Готовятся поправки в законодательство о взыскании долгов, налогов и алиментов. Теперь это станет возможным не через судебный приказ, а через иск без присутствия ответчика.

Как правильно подойти к вопросу купли-продажи компании?
Рассказываем как правильно купить или продать готовую компанию: критерии подбора и ньюансы сделок.
Контролирующее лицо допустили к реестру кредиторов
16 ноября 2021 года Конституционный суд РФ устранил очередной пробел в многострадальном законе «О несостоятельности (банкротстве)».
Комментарии для сайта Cackle
  • Добрый день! У нас компания, которая занимается сетевым маркетингом. Компания привлекает к сотрудничеству физические лица - дистрибьюторов. Они в корпоративной системе (на сайте компании в личном кабинете) накапливают бонусы за проделанную работу. Данные бонусы каждый дистрибьютор обналичивает самостоятельно. Подскажите как для компании проводить это в бухгалтерском учете. Возможно необходимо использовать какие-то платежные системы типа Яндекс-Кассы. Есть ли какие-то риски для компании по привлечению данного круга лиц без трудоустройства.
  • Для учетных целей бонусы, эквивалент которых переводятся в рубли на основании внутренней сетевой маркетинговой политики, без изменения стоимости товара, являются премиями. То есть это премиальные бонусные баллы представляют из себя стоимостное выражение вознаграждения за объемы приобретенной продукции у организации. Минфин России указывает, что премия – это поощрение покупателя за выполнение определенных условий договора. Премия может быть как в денежной форме, так и в натуральной (например, путем передачи покупателю части товара без оплаты). При этом премия, связанная с реализацией товара, также может являться одной из форм скидок, когда это происходит в уменьшение стоимости реализации (письмо Минфина от 07.09.2012 № 03-07-11/364). В Вашем случае премия стоимость поставки не уменьшает. При таких обстоятельствах премия за отчетный период для дистрибьютора отражается так: Дебет 62 Кредит 90-1 – отражена выручка от реализации партии товара; Дебет 90-3 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС» – начислен НДС; Дебет 90-2 Кредит 41 – списана себестоимость товара партии товара; На конец месяца при обналичивании бонусных балов: Дебет 62 Кредит 90-1 – сторнирована выручка на сумму денежной премии; Дебет 62 Кредит 51 – выплачена премия покупателю. НДФЛ с такой премии удерживать не нужно. Это следует из пункта 68 статьи 217 НК. Премия, которая обналичивается через электронную систему перевода бонуса в денежный эквивалент, выплачивается с расчетного счета. Такой перевод может быть выполнен на личную карточку гражданина. То есть использовать различные платформы для перевода таких средств не нужно. При реализации продукции организации гражданам по программе сетевого маркетинга трудовых отношений с гражданами не возникает. Такие правоотношения существуют в рамках гражданско-правового поля на условиям купли-продажи и системы премирования покупателей за объемы приобретаемой продукции. Поэтому со стороны трудовой инспекции никаких претензий быть не может.
  • Наша компания ранее работала с Кнопкой, сейчас мы выросли и хотим вести свою бухгалтерию самостоятельно или с помощью аутсорсинговой компании. Проблема только в том,что наш договор по ведению простого учета с Кнопкой не предусматривал передачу нам данных о ведении учета и остатков по бухгалтерским счетам на любую текущую дату. Как быть?
  • К сожалению, в такую ситуацию попала не только ваша компания. Наши клиенты сталкивались с подобными ситуациями не только в сотрудничестве с Кнопкой, но и с приходящим бухгалтером. По опыту скажем, что ваша ситуация поправима, но требует дополнительных трудозатрат и соответственно вложений денег. Но тут, как всегда, есть 2 стороны медали, с одной стороны у вас будут незапланированные траты на восстановление учета... С другой стороны, данные за весь период учета будут: -восстановлены, -проверены на корректность ведения учета, сдачи отчетности и уплаты налогов в бюджет, - и что самое главное навсегда останутся в собственности вашей компании. Плюс вы получите опыт, который дорогого стоит! Вам решать с кем идти в этот бой по восстановлению данных: вместе со штатным бухгалтером или с аутсорсинговой компанией...
  • Приветствую! Прошу пояснить как происходит обмен/обработка первичных документов. Можно ли быть уверенным в том, что все будет обрабатываться своевременно, а не раз в квартал ?
  • Добрый день! Вопрос достаточно обширный и для подробного ответа рекомендую оставить свои контактные данные через форму обратной связи. Если кратко, то подобные условия закрепляем в договоре при начале обслуживания. Для каждого вида документа существуют свои сроки обработки и, в большинстве случаев, скорость их обработки зависит от оперативности предоставляемых документов со стороны клиента. В работе мы используем как выезды нашего специалиста в офис клиента, так и автоматизируем получение первички путем подключения ЭДО. Всегда подбираем для клиента удобную именно для него схему взаимодействия.
  • Сейчас планируем зарегистрировать товарный знак. На кого выгодней его регистрировать на физ. лицо или ООО?
  • Добрый день. Ответ на Ваш вопрос не может быть однозначным, если рассматривать его по всем возможным аспектам: безопасности, налоговой выгоды и др. Представляется, что регистрировать лучше на физическое лицо, поскольку это даст возможность осуществлять перечисления в адрес физического лица по соответствующему договору. Это позволяет, с одной стороны учитывать эти выплаты в структуре расходов, а также иметь законную наличность.
  • Здравствуйте. У нас ООО, и по документам Генеральный директор и главный бухгалтер был в одном лице. Сейчас у нас выросла компания и принимаем в штат Главного бухгалтера. Необходимо ли вносить какие-либо изменения в учредительные документы?
  • Добрый день. Прием на работу главного бухгалтера оформляется заключение трудового договора и приказом, согласно которому главному бухгалтеру предоставляется или не предоставляется право подписи. В случае предоставления главному бухгалтеру права подписи ему необходимо сходить в Ваш уполномоченный банк и оформить карточку с образцами подписей. При этом, прием главного бухгалтера не влечет каких-либо изменений в учредительных документах.
  • В каком сервисе\программе работает бухгалтер? Каким образом контролируется его работа? Как вы будете передавать первичные документы?
  • Основной программой для ведения учета является 1С. Для контроля работы бухгалтера мы используем собственную разработку-сервис "Управление бухгалтерией". При заключении договора удобный формат передачи первичных документов обговаривается заранее. Проще всего делать это через передачу сканированных документов. Оставьте заявку на нашем сайте и мы обсудим все возможные варианты.
  • Как ИП узнать систему налогообложения?
  • Если индивидуальный предприниматель забыл, на какой системе он работает сейчас, и задумывается, как узнать на упрощенке ИП или нет, ему необходимо: - воспользоваться сервисами интернет-портала Федеральной налоговой службы; - обратиться в ИФНС по месту регистрации лично. Самый верный способ проверить режим налогообложения ИП — это войти в личный кабинет на сайте Федеральной налоговой службы и найти ответ на интересующий вопрос там. Посмотрим теперь, как узнать свою систему налогообложения ИП по ИНН на сайте ИФНС бесплатно не в личном кабинете налогоплательщика, а в ЕГРИП. Для этого на странице сведений из ЕГРИП вводим ИНН индивидуального предпринимателя (или Ф.И.О.) и нажимаем кнопку «Найти». Система сформирует отчет по результатам поиска. Рядом с нужным индивидуальным предпринимателем появится кнопка «Получить выписку». Выписку формируют в виде файла pdf. Она содержит все важные сведения о налогоплательщике, в том числе — перечень документов. Если ИП подавал заявку на переход, например, на упрощенную систему, в выписке содержится информация об этом. Обращение в налоговую инспекцию — пожалуй, самый действенный, быстрый и надежный способ получить нужную информацию о системе налогообложения. Законодательство не запрещает обратиться лично к инспектору с паспортом, ИНН и, объяснив ситуацию, спросить у него, как узнать о переходе на УСН или об утрате права на его применение. Предприниматель вправе направить письменный запрос на подтверждение того факта, что применяется УСН, как будто уведомление о переходе на нее подавалось. Если оно направлено и система применятся, ФНС РФ должна ответить на этот запрос подтверждающим письмом по форме №26.2-7. Есть еще возможность запросить форму 39, справку о задолженности: в этом бланке отражена строчка налога, по которому предприниматель обязан отчитываться и уплачивать налог. Если ИП направлял уведомление о переходе на УСН, то в справке он найдет соответствующую строчку.
  • ИП имеет патент с условием 1 наемного работника. Работник трудится на 1/2 ставки, сейчас хочет нанять второго сотрудника так же 1/2 ставки. необходимо ли при этом получать новый патент?
  • При применении патентной системы налогообложения средняя численность наемных работников, определяется в порядке, устанавливаемом федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области статистики. Согласно Указаниям по заполнению форм федерального статистического наблюдения лица, работающие неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором, штатным расписанием или переведенные с письменного согласия работника на работу на неполное рабочее время, при определении среднесписочной численности работников учитываются пропорционально отработанному времени. При соблюдении вышеназванных Указаний, у ИП два работника, работающие неполный рабочий день, учитываются как 1 работник.Следовательно, получать новый патент ИП не нужно.