Десять негласных правил работы в 1С:Бухгалтерии

Правила работы в 1С БП 3.0

Возможно Вы встречались с такими ситуациями, когда в программе происходят какие-то “необъяснимые вещи”:

• нарушается последовательность проведения документов и 1С до бесконечности требует их перепроведения;
• изменяются данные в регламентированных отчетах прошлых периодов, хотя установлена дата запрета редактирования;
• сальдо по некоторым счетам не попадает в баланс.

Сейчас мы расскажем про 10 правил работы с 1С, соблюдая которые, можно свести вероятность таких проблем к минимуму.

Приводим 10 правил работы с 1С:

1. Регулярно создавайте копии баз

Об этом говорят постоянно, но сих пор очень многие не делают копии. Восстанавливать учет в отчетный период - это ад для бухгалтера.

Для создания резервной копии (архива) информационной базы: Раздел: Администрирование – Обслуживание. Раскройте блок Резервное копирование и восстановление и перейдите по ссылке "Создание резервной копии".

Выберите каталог (или внешний носитель) для сохранения резервной копии и нажмите кнопку "Сохранить резервную копию".

Рисунок 1 - Создание копии базы

2. Обновляйте базы 1С и анализируйте изменения

Поддерживаете ваши базы в актуальном состоянии, чтобы избежать авральных ситуаций в отчетный период, и обязательно читайте, что изменилось в обновлении. Бывает очень важная информация. Входим в программу в режиме конфигуратора. Открываем конфигурацию программы нажатием кнопки «Открыть конфигурацию». После того, как конфигурация откроется, входим в меню «Конфигурация», в подменю «Поддержка» и активизируем строку «Обновить конфигурацию». В появившемся окне «Обновление конфигурации» выбираем способ обновления «Выбор файла обновления» и нажимаем на кнопку «Далее».

Рисунок 2 - Как обновить базу 1С

3. Устанавливайте дату запрета изменений

Это поможет защитить от изменений данных прошлых периодов. Чтобы установить в программе дату запрета изменения, необходимо воспользоваться пунктом меню “Администрирование” и перейти в подпункт “Настройка пользователей и прав” и выбрать “Дата запрета изменения” и установить флаг. Нажав на гиперссылку “Настройка” пользователь попадает на форму, в которой он может установить дату запрета общую для всех или по пользователям.

Рисунок 3 - Установить дату запрета изменения данных

4. Закрывайте документы “крестиком”

Если вы открываете документы просто просмотреть, а после этого нажимаете “ Провести и закрыть” сбивается последовательность проведения и могут измениться суммы в проводках.

Рисунок 4 - Правильное закрытие документов

5. Не переименовывайте элементы справочников и аккуратно изменяйте их настройки

Изменения в справочниках затронут весь период ведения учета в программе, могут даже измениться данные в регламентированных отчетах!

6. Не дублируйте записи в справочниках

Дубли приводят к проблемам при зачете авансов и списания ТМЦ.

По кнопке "Удалить дубли" на основной (оригинальный) элемент будут перенесены все ссылки из объектов информационной базы, а дубли будут помечены на удаление. Удаление помеченных объектов выполняется обработкой "Удаление помеченных объектов" (раздел: Администрирование).

Рисунок 5 - Убрать дубли данных в справочниках

7. Не нумеруйте документы вручную

После изменения номера вручную, есть высокая вероятность, что все номера до конца года придется также устанавливать вручную.

8. Не изменяйте самостоятельно план счетов

Возможны проблемы с закрытием месяца и попаданием новых счетов в баланс.

9. Минимизируйте ручные проводки и корректировки

10. Правильно сторнируйте документы