Учет недостачи денежных средств в кассе в 1С БП 3.0

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, в ходе которой документально подтверждается их наличие, состояние и оценка.

Обязанность проведения инвентаризации активов и обязательств установлена:

• ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон № ФЗ-402);
• п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее – Положение № 34н).

Порядок проведения инвентаризации денежных средств и оформления ее результатов определен в пп. 3.39 – 3.43 Методических указаний № 49. При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (путевки в санатории, почтовые марки, билеты и др.).

Если выявлена недостача денежных средств в кассе организации, работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения и затребовать письменные объяснения с материально ответственного работника (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). Взыскание причиненного ущерба с виновного работника производится по распоряжению работодателя в сумме, не превышающей его среднемесячного заработка (ст. 241, ч. 1 ст. 248 ТК РФ). Распоряжение об удержании должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, а сумма ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом (ч. 2 ст. 248 ТК РФ).

Размер удержаний при каждой выплате заработной платы в общем случае не может превышать 20 процентов после удержания НДФЛ (138 ТК РФ, письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 № 22-2-4852).

Работник может добровольно полностью или частично возместить сумму причиненного ущерба. В этом случае он должен предоставить работодателю письменное обязательство с указанием конкретных сроков платежей. По соглашению сторон возможно погашение ущерба с рассрочкой платежа (ч. 4 ст. 248 ТК РФ).

Бухгалтерский учет

Выявленные при инвентаризации расхождения подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Закона № ФЗ-402).

В бухгалтерском учете расхождения между фактическим наличием денежных средств в кассе организации и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке (п. 28 Положения № 34н):

• излишек денежных средств, увеличивает финансовые результаты организации;
• недостача денежных средств относится на счет виновных лиц, а если виновные не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то списывается на уменьшение финансовых результатов деятельности.

На счетах бухгалтерского учета списание недостачи денежных средств в кассе отражается записями в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета (утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) и планом счетов в программе "1С:Бухгалтерия 8":

• Дт 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кт 50 "Касса" – в размере выявленной недостачи денежных средств в кассе организации.
• Дт 73.02 "Расчеты по возмещению материального ущерба" (76.2 "Расчеты по претензиям") Кт 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" – в сумме недостачи денежных средств, признанной виновным лицом или присужденной судом к взысканию.
• Дт 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кт 73.02 "Расчеты по возмещению материального ущерба" (76.2 "Расчеты по претензиям") – в сумме удержания недостачи из заработной платы сотрудника.
• Дт 91.02 "Прочие расходы" Кт 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" – в сумме недостачи денежных средств, если виновные лица не выявлены или суд отказал во взыскании с них убытков.

Налоговый учет

Для целей налога на прибыль убытки от хищений денежных средств, виновники которых не установлены, признают во внереализационных расходах согласно пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ. Факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

Для целей исчисления налога на прибыль недостача денежных средств учитывается:

• если виновное лицо установлено – во внереализационных расходах на дату признания суммы ущерба виновным лицом или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба с одновременным признанием этой же суммы во внереализационных доходах (письмо Минфина РФ от 27.08.2014 № 03-03-06/1/42717, п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ);
• если виновное лицо не установлено – во внереализационных расходах на дату документа уполномоченного государственного органа, подтверждающего, что виновные лица не установлены или что недостача вызвана чрезвычайным происшествием (пожар, наводнение и пр.) (пп. 5 – 6 п. 2 ст. 265 НК РФ);
• если виновное лицо не установлено и у организации отсутствует подтверждающий документ, выданный уполномоченным государственным органом, то сумма недостачи не будет учитываться в расходах для целей исчисления налога на прибыль.

Излишки денежных средств, выявленные в результате инвентаризации, признаются внереализационными доходами организации (п. 20 ст. 250 НК РФ).

В программе "1С:Бухгалтерия 8" операции по учету недостачи денежных средств и удержанию суммы недостачи из заработной платы сотрудника отражается документом "Операция".

Пример

ООО "Ромашка" провело инвентаризацию денежных средств в кассе по состоянию на 14.08.2021. В результате инвентаризации была выявлена недостача в размере 100,00 руб. Недостача удержана из заработной платы кассира организации при его добровольном согласии с удержанием (недостача признана виновным лицом 28.08.2021).

ООО "Ромашка" использует общую систему налогообложения (ОСН), применяет метод начисления и ПБУ 18/02.

Инвентаризация денежных средств в кассе организации

Программой "1С:Бухгалтерия 8" не предусмотрен документ для отражения инвентаризации денежных средств в кассе организации.

Отражение в учете недостачи денежных средств в кассе

Для отражения недостачи денежных средств в кассе, необходимо провести Документ "Выдача наличных":

Раздел: Банк и касса – Кассовые документы.

Кнопка Выдача.

Выберите Вид операции – "Прочий расход".

В поле Сумма укажите сумму недостачи денежных средств.

В поле Счет дебета укажите счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

В поле Статья расходов выберите (при необходимости создайте новую) статью движения денежных средств с видом движения "Прочие платежи по текущим операциям".





В блоке Реквизиты для печатной формы:

В поле Основание укажите – "Отражена недостача денежных средств в кассе".

В поле Приложение укажите реквизиты акта инвентаризации наличных денежных средств, ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией.

Кнопка Провести.

Рисунок 1 - Выдача наличных

По кнопке Дт/Кт посмотрите результат проведения документа.

Рисунок 2 - Результат проведения документа Выдача наличных

Удержание недостачи денежных средств с виновного лица

Учет расчетов по заработной плате, включая начисления, удержания, исчисление НДФЛ и страховых взносов может производиться в рабочей информационной базе "1С:Бухгалтерии 8" (раздел: Зарплата и кадры – Все начисления) или во внешней программе. В последнем случае проводки загружаются в информационную базу из внешней программы, в которой ведется учет расчетов по заработной плате.

Рисунок 3 - Удержана недостача денежных средств из заработной платы сотрудника

Если учет расчетов по заработной плате ведется в рабочей информационной базе "1С:Бухгалтерии 8", отразите документом "Операция" удержание недостачи денежных средств из заработной платы сотрудника.

Если учет расчетов по заработной плате ведется во внешней программе, то проводки по удержанию загружаются в информационную базу из внешней программы.

Заполните документ "Операция":

• Раздел: Операции – Операции, введенные вручную.
• Кнопка Создать. Вид документа – Операция.
• Заполните табличную часть по кнопке Добавить.

Проводка №1:

• В колонке Дебет укажите счет 73.02 "Расчеты по возмещению материального ущерба" и аналитику к нему (сотрудник, признавший причиненный ущерб).
• В колонке Кредит укажите счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
• В колонке Сумма укажите сумму признанного сотрудником ущерба.
• Колонки Сумма Дт, Сумма Кт не заполняйте.

Проводка №2:

• В колонке Дебет укажите счет 73.02 "Расчеты по возмещению материального ущерба" и аналитику к нему (сотрудник, признавший причиненный ущерб).
• В колонке Кредит укажите счет 91.01 "Прочие доходы" и аналитику к нему (статья прочих доходов и расходов с видом статьи "Прочие внереализационные доходы (расходы)" и установленным флажком "Принимается к налоговому учету").
• Колонку Сумма не заполняйте.
• В колонках Сумма Дт, Сумма Кт по строке НУ укажите сумму признанного сотрудником ущерба. В колонке Сумма Кт по строке ПР укажите сумму постоянной разницы между бухгалтерским и налоговым учетом со знаком "минус".

Проводка №3:

• В колонке Дебет укажите счет 91.02 "Прочие расходы" и аналитику к нему (статья прочих доходов и расходов с видом статьи "Прочие внереализационные доходы (расходы)" и установленным флажком "Принимается к налоговому учету").
• В колонке Кредит укажите счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
• Колонку Сумма не заполняйте.
• В колонках Сумма Дт, Сумма Кт по строке НУ укажите сумму признанного сотрудником ущерба. В колонке Сумма Дт по строке ПР укажите сумму постоянной разницы между бухгалтерским и налоговым учетом со знаком "минус".

Проводка №4:

• В колонке Дебет укажите счет70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и аналитику к нему (сотрудник, с которого удержана недостача денежных средств).
• В колонке Кредит укажите счет 73.02 "Расчеты по возмещению материального ущерба" и аналитику к нему (сотрудник, с которого удержана недостача денежных средств).
• В колонках Сумма, Сумма Дт, Сумма Кт укажите сумму недостачи денежных средств, удержанную из заработной платы сотрудника.
• Кнопка Записать и закрыть.

Рисунок 4 - Операция по удержанию недостачи с виновного лица

В декларации по налогу на прибыль доходы и расходы от возмещения сотрудником ущерба в виде недостачи денежных средств отражаются по строкам 100 и 200 соответственно Приложений № 1 и 2 к Листу 02 нарастающим итогом с начала года (раздел: Отчеты – Регламентированные отчеты – Декларация по налогу на прибыль).

Рисунок 5 - Доходы от возмещения сотрудником ущерба в виде недостачи денежных средств

Рисунок 6 - Расходы от возмещения сотрудником ущерба в виде недостачи денежных средств